- Обеспечение беспристрастности, управление конфликтами интересов и гарантия объективности
Со всей ответственностью, понимая важность беспристрастности, объективности и непредвзятости во время проведения сертификационных работ, Независимый центр сертификации «Стандарт Бизнес Система» (в дальнейшем НЦС) обеспечивает соблюдение названных принципов следующей совокупностью мер и действий:
- подбором персонала с высокими моральными качествами;
- обеспечением со стороны учредителя финансовой стабильности Независимого центра сертификации независимо от объема выполняемой работы;
- недопущением проведения консультаций по вопросам систем управления сотрудниками Независимого центра сертификации, либо его любой частью;
- исключением практики и возможности проведений внутренних аудитов у своих сертифицированных Заказчиков;
- исключением возможности проведения сертификации системы менеджмента другой сертификационной организации;
- недопущением привлечения к сертификационным аудитам консалтинговых организаций по системам управления;
- исключением всяких заявлений о преимуществах консультирования по вопросам систем менеджмента Заказчика с привлечением какой-либо консалтинговой организации;
- корректировкой любых известных Независимому центру сертификации заявлений консалтинговых организаций о том, что сертификация при помощи того или иного органа по сертификации будет более легкой, быстрой или менее дорогой;
- требованиями со стороны руководства к персоналу (внутреннему и работающему по договорам подряда) сообщать о любых ситуациях, которые могут привести к конфликту интересов;
- использованием информации о любых ситуациях, которые могут привести к конфликту интересов, как входных данных при определении угроз возникновения предвзятого отношения по вопросам сертификации;
- определением, анализом и документированием возможных конфликтов интересов с организацией-заказчиком с последующим урегулированием конфликта интересов;
- созданием и обеспечением работоспособности Комитета по беспристрастности Независимого центра по сертификации;
- документированием угроз конфликтов интересов и передачей их на рассмотрение в Комитет по беспристрастности для проведения анализа и организации противодействия необъективному исполнению действий по сертификации.
- Обеспечение конфиденциальности
Независимый центр сертификации «Стандарт Бизнес Система» принимает на себя обязательства по соблюдению конфиденциальности относительно информации, которую он получит у Заказчика. Относительно соблюдения конфиденциальности Независимый центр сертификации руководствуется принципами честности, порядочности и принципиальности. Соблюдение конфиденциальности обеспечивается следующими мероприятиями:
- подбором персонала с высокими моральными качествами;
- все сотрудники Компании подписывают требование о не разглашении конфиденциальной информации;
- случаи утечки информации любой важности из НЦС рассматриваются руководством, предпринимаются меры взыскания к сотрудника, допустившего утечку, вплоть до увольнения;
- в случае необходимости предоставления информации о заказчике (в предусмотренных законодательством случаях) третьей стороне, НЦС будет своевременно сообщать об этом соответствующему заказчику;
- информацию о Заказчике, полученную из других источников, НЦС также считает конфиденциальной.
- Управление знаками соответствия
Использование всех знаков (логотипов, надписей и прочих объектов в виде изображений), являющихся собственностью Независимого центра сертификации «Стандарт Бизнес Система» заинтересованными субъектами для демонстрации подтвержденного соответствия (системы менеджмента, продукции, персонала) контролируется со стороны НЦС, а именно:
- продукция Заказчика, у которого была сертифицирована система менеджмента проверяется при проведении надзорных аудитов на предмет определения того, что используемые Знаки, подтверждающие соответствие систем менеджмента, нельзя понять, как обозначение соответствия продукции;
- использование знаков соответствия продукции проверяется во время надзорных аудитов на предмет их применения относительно той продукции, которая проходила сертификацию;
- НЦС требует от каждого Заказчика подписания Сертификационных требований, в которых оговариваются правила использования Знаков; названные Сертификационные требования являются неотъемлемой частью всего пакета документов, оговариваемого при установлении договорных взаимоотношений с Заказчиком;
- в случае выявления неправомерного использования Знаков соответствия, некорректных ссылок на статус сертификации, либо предоставление сведений о них в средствах массовой информации, которые вводят в заблуждение, НЦС предпримет соответствующие корректирующие действия (такие, как приостановка действия сертификации, публикации о нарушениях в прессе, и вплоть до подачи судебного иска).
- Сужение области сертификации. Приостановление или отмена сертификации
С целью обеспечения предоставления правдивой информации потребителям о системах и продукции сертифицированных Заказчиков, НЦС принципиально подходит к вопросам соответствия каждой из сертифицированной систем или продукции. Данный подход, в частности, выражается в следующих действиях:
- в случае выявления того, что система менеджмента заказчика постоянно или в значительной мере не соответствует требованиям сертификации, НЦС приостанавливает сертификацию;
- в случае, когда сертифицированный заказчик не позволяет проводить надзорные аудиты или ресертификационные аудиты с запланированной периодичностью, НЦС также приостанавливает сертификацию по данному заказчику;
- сертификация приостанавливается по собственному заявлению заказчика;
- НЦС в договоре с заказчиками отражает требование по отмене заказчиком рекламы своей системы или продукции в случае, если будет приостановлена сертификация;
- в случае, если несоответствия, которые привели к приостановке действия сертификации, не были устранены на протяжении шести месяцев, НЦС отменяет сертификацию данного заказчика;
- НЦС ведет на своем сайте реестр, в котором указывает всех заказчиков, сертификация которых приостановлена или отменена;
- в случае, когда заказчик не в состоянии удовлетворить требования сертификации в каких-либо областях сертификации, НЦС обеспечивает сужение сферы сертификации, таким образом, как это описано в процедуре по сертификации;
- в случае запроса о статусе сертификации заказчика какой-либо стороной, НЦС дает точные сведения (отменена, приостановлена, либо сужена область действия).
- Хранение записей и данных
НЦС полностью осознает важность и конфиденциальность той информации, которая используется им в процессе сертификации. Информация о заказчике, поступившая как от самого заказчика, так и из других источников, является строго конфиденциальной. Сохранность информации и исключение ее утечки НЦС обеспечивается соблюдением следующего ряда правил:
- все сотрудники НЦС дают подписку о сохранении конфиденциальности полученной информации;
- все материалы сертификации систем и продукции хранятся в специально защищенном месте, к которому имеет доступ только директор НЦС и начальник отдела сертификации;
- при транспортировке, документы защищаются посредством использования металлических кейсов с кодовыми замками; при передаче электронной почтой, информация кодируется и защищается специальными паролями, которые утверждает директор;
- разработан раздел по защите данных в положении по управлению записями.
- Возможность отличать сертификацию продукции от любой другой деятельности органа по сертификации
Деятельность по сертификации продукции на данном этапе заключается в сертификации продукции на соответствие собственным экологическим программам и отличается от любой другой деятельности, осуществляемой НЦС тем, что регламентируется отдельной схемой сертификации, отраженной в положении «Порядок сертификации для предоставления права использования экологической маркировки». Информация, доступная для общественности на сайте ecocert.com.ua, разделена на группы, сертификация продукции выделена отдельным блоком.
- Независимость руководства и персонала от любого коммерческого, финансового или другого давления
Независимость сотрудников от любого коммерческого, финансового либо иного давления сторонних сил, обеспечивается гарантированием оплаты труда учредителем; уставным фондам НЦС; подбором такого персонала, который обеспечен материально, а в работе руководствуется идеями, положенными в основу деятельности НЦС.
- НЦС обязуется:
- не разрабатывать продукцию, которую он сертифицирует;
- не давать советы заявителю по методам решения вопросов, которые мешают сертификации, на которую он претендует;
- не предоставлять услуги или продукцию, которые могли бы негативно влиять на конфиденциальность, объективность и беспристрастность процесса сертификации продукции и утверждения решений по сертификации.